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Aufwandsschätzung in IT-Projekten

Sunday, February 21st, 2010

Mein Beitrag aus einer Diskussion in der XING-Gruppe Projektmanagement - Kooperation im Projekt (nur für Mitglieder, daher hier nochmal öffentlich):

Frage:

Ich habe zu Beginn fast jedes Projekts das selbe Problem: In der Initiierungsphase werden für verschiedene Zwecke (z.B. Business Case, Projektantrag, …) Daten zum späteren Projekt gefordert, die zu dieser Zeit einfach noch nicht vorliegen KÖNNEN (meistens auch nicht grob geschätzt), da sie erst im Rahmen der Projektplanung erarbeitet werden. Ich denke natürlich in erster Linie an Aufwands- und Ertragsdaten, aber auch z.B. an den zeitlichen Projektumfang.

Erst in der Planung (teilweise noch später) entscheidet sich, welcher Weg genau genommen wird, um das Projektziel zu erreichen. Und da die Wege weit voneinander abweichen können…

Meine Antwort:

Hallo Herr K.,

Sie haben vollkommen Recht: Wenn ein Projekt bequem nach Erfahrungsdaten planbar ist, dann handelt es sich per definitionem nicht um ein Projekt. Die DIN 69 901 bezeichnet ein Projekt als “Vorhaben, was im Wesentlichen durch seine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist” und alle mir bekannten ernstzunehmenden wissenschaftlichen Definitionen sind in puncto Einmaligkeit (und damit mangelnder Planungsgrundlage sowohl der Inhalte als auch des Ablaufs) ähnlich. Diese Problematik ist eines der schwierigsten Probleme im Projektmanagement, das in unseren Lehrveranstaltungen an der Beuth-Hochschule immer wieder Thema ist.

Allerdings kann man den Schätzungsgrundlagen mit technischen und organisatorischen Mitteln auf die Sprünge helfen. Mit Hilfe von Wikis (wir haben vor kurzem bei der Visualisierungsabteilung von VW ein MediaWiki eingeführt) können Sie etwa neben den üblichen quantitaven Daten, die von Projektmanagement-Software erfasst werden, auch die Gründe analysieren, aus denen Abweichungen resultieren. Außerdem erfassen Sie damit den Kontext eines Projektes besser und erkennen so, wie weit die Gründe für Abweichungen auf die aktuelle Situation übertragbar sind. Voraussetzung ist allerdings eine geeignete Methodik, nach der nicht im Wiki nicht nur dokumentiert, sondern bei der das Wiki als Arbeitsplattform benutzt wird. Für nähere Informationen können Sie mich gerne persönlich kontaktieren.

Die Denkweise ähnelt der empirischen Methodik in den Wirtschaftswissenschaften. Jeffrey Pfeffer hat das als “Evidence Based Management” bezeichnet (Pfeffer, Jeffrey; Sutton, Robert (2006): Evidence-Based Management. In: Harvard Business Review, Jg. 84, H. 1, S. 62–74.). Die Idee stammt aus dem medizinischen Bereich, wo man festgestellt hatte, dass Ärzte häufig nach eigenen Erfahrungswerten behandeln. Diese lebensgefährliche Vorgehensweise versucht man in der “Evidence Based Medicine” zu ändern, indem man wieder verstärkt auf repräsentative Studien zurückgreift und die “Projekte” einzelner Ärzte stattdessen mit in die Studien einarbeitet. Pfeffer hat dem hinzugefügt, dass die meist auf “Bauchgefühl” basierenden Entscheidungen von Managern durchaus auch eine empirische Datengrundlage aus ihren Projekten vertragen könnten.

Mit freundlichen Grüßen,
Achim Bode